Причины и особенности перехода на электронный документооборот
Бумажные носители продолжают активно использоваться в бизнесе. В некоторых государственных учреждениях продолжают ходить документы, написанные от руки. Таким способом ведутся журналы прихода (ухода) материалов, инвентаризационные бумаги. Вручную могут заполняться зарплатные карточки и другие формы.
Такой подход ограничивает доступ посторонних к информации. Но одновременно усложняется работа «законных» пользователей.
К недостаткам применения реальных документов относят:
- сложность поиска нужных данных;
- трудоемкий перенос информации в электронный вид с возможностью ошибок из-за человеческого фактора;
- вероятность необратимой потери информации из-за пожара, затопления или другой чрезвычайной ситуации;
- загромождение помещений, пригодных для других задач.
Дополнительными минусами становятся расходы и сроки бумажного документооборота. Большое количество бумаг и удаленность получателей заставляет задуматься об альтернативном решении – системе электронного документооборота. В Москве такие услуги предоставляет компания «Такснет». Она также охватывает многие регионы России и ближнего зарубежья. Фирма занимается всеми видами электронных манипуляций с документами: от создания подписи, до проведения торгов.
Переход на электронный документооборот разрешен российским законодательством. Решив сменить принцип деятельности, компании нужно получить сертификат у оператора-посредника, свидетельствующий о заключении договора. Поставщик услуг возьмет на себя работу документов в соответствии с выбранным тарифным планом. Исполнитель отвечает за:
- занесение данных в базу;
- передачу их партнерам;
- хранение информации;
- автоматическую рассылку и обработку заданных файлов.
Электронный документооборот обходится значительно дешевле бумажного. Это касается расходов как на пересылку, так и на обработку (хранение) бумаг. В среднем, передача электронных файлов будет стоить в 5-10 раз дешевле обмена реальными письмами. Компании, отвечающие за ЭДО, обеспечивают защиту информации клиентов. Методы хранения снижают риск безвозвратной потери данных.
Переход на цифровое общение удобен компаниям разного размера. ЭДО снижает вероятность ошибок при переносе информации. Система ускоряет передачу информации и рассчитана на разные типы документов:
- кадровые (прием, увольнение, смена руководства);
- финансовые (зарплата, договоры, покупка или продажа товара);
- технические (проекты модернизации офиса, ремонтные работы);
- прочие (проектная документация, акты выполненных работ).
Система ЭДО обеспечивает разделение поступающих данных. Документы строгой отчетности и секретные данные будут иметь большую защиту, в сравнении с обычными бумагами. По сути, клиент получит электронный сейф, защищенный от пожаров, затоплений и других катаклизмов. Поисковые алгоритмы позволят быстро получить нужную информацию по соответствующему запросу. Хотя ЭДО – платная услуга, ее стоимость значительно уступает расходам на операции с бумагами.