Что нужно учесть при организации конференции
Организуя конференцию, компания преследует несколько целей:
- обсудить с целевой аудиторией текущее состояние отрасли или конкретные проекты;
- обменяться опытом с коллегами и пообщаться с потенциальными инвесторами;
- найти новых партнеров и т. д.
Чтобы мероприятие оправдало ожидания, необходимо продумать все его этапы. Помимо грамотного построения конференции (подбор материала, приглашение квалифицированных докладчиков и пр.), необходимо организовать ее рекламу. Как правило, информация о мероприятии распространяется в профессиональных изданиях или других ресурсах, которыми пользуется целевая аудитория. Основные критерии выбора – цена и эффективность. Проще всего было бы воспользоваться общефедеральными СМИ, но их расценки лишком высокие, так что для охвата целевой аудитории используются более направленные методики.
У крупных компаний может быть собственный штат сотрудников, отвечающих за организацию конференций. Однако, многие предприятия пользуются услугами сторонних специалистов. Подобные конторы все чаще появляются в крупных города. Например, организация мероприятий в Санкт-Петербурге и Москве здесь restec-events.ru — основной вид деятельности компании «РЕСТЭК EVENTS». Выбирая исполнителя, руководству следует изучить его портфолио, отзывы других клиентов и другую информацию.
Независимо от того, кто занимается организацией конференции, работа должна выполняться по определенному сценарию.
Подготовительный этап
Подготовка может занять довольно много времени: от 4 до 12 месяцев. Организаторы определяют тему и целевую аудиторию мероприятия, прорабатывают программу и решают вопросы по выбору места, размещению рекламы и т. д. Необходимо позаботиться и о том, что будет происходить после конференции, в частности, опубликовать информацию о ее результатах.
Особенно важно на этапе подготовки определиться с темой, чтобы максимально заинтересовать возможных участников. Выбирая ее, желательно проконсультироваться с независимым экспертом, узнать мнение представителей целевой аудитории, изучить опыт в данной сфере отечественных и зарубежных коллег. Также важно правильно выбрать время. Организация и проведение конференций на странице restec-events.ru могут быть «приурочены» к внесению поправок в законы, касающиеся работы отрасли и другим подобным событиям.
Выбор материалов и докладчиков
Конференция должна быть информативной и интересной. Половина времени должна быть отведена под описание конкретных ситуаций (метод кейсов), к которому можно переходить после вступления, в котором рассказывается об общем состоянии отрасли. После примеров, обычно переходят к обсуждению. На вступление и дискуссию лучше отвести по четверти всего времени конференции.
Докладчики должны быть ориентированы на публику. Помимо достоверности, информацию следует предоставлять так, чтобы заинтересовать аудиторию. Способы, с помощью которых эффект будет достигнут, зависит от выбора спикеров, которым не стоит надеяться только на известность или профессиональные успехи.
Материалы партнеров:
Читайте другие новости:
Читайте также